司法書士事務所LINK（以下「当事務所」といいます。）は、依頼者、相談者及び業務上の関係者の個人情報について、次のとおり取り扱います。本方針における「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」その他の用語は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）の定義によります。
1．基本方針
当事務所は、個人情報保護法、関連法令及び個人情報保護委員会のガイドライン等を遵守し、個人情報を適正に取り扱います。また、司法書士法第24条その他の関係規律に基づく守秘義務を遵守し、正当な理由なく、業務上知り得た秘密を漏らしません。この取扱いは、相談又は依頼が終了した後も同様とします。
2．個人情報の取得
当事務所は、業務に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。取得する情報には、氏名、住所、生年月日、連絡先、本人確認に関する情報、親族関係、資産・負債、取引内容、相談・依頼内容及び手続に必要な資料に含まれる情報等があります。
本人からの提供のほか、適法な権限に基づく戸籍・登記事項等の調査、依頼者、代理人、関係者、官公署及び連携する専門家等から取得する場合があります。書面等で本人から直接取得する場合は、法令に従って利用目的を明示します。依頼者等から関係者の情報を取得する場合も、当該関係者の権利利益に配慮します。
3．個人情報の利用目的
当事務所は、個人情報及び保有個人データを、次の目的の達成に必要な範囲で利用します。
- 相談、問い合わせ及び予約への対応、連絡、本人確認、依頼意思の確認並びに利益相反の確認
- 相続登記その他の不動産登記、商業・法人登記、相続手続、遺言、成年後見、家族信託、裁判関係業務その他法令で認められた司法書士業務の遂行
- 受任事件に関する調査、資料の収集・整理、書類の作成、申請・提出、関係者との連絡調整及び進捗・結果の報告
- 依頼内容に応じた弁護士、税理士、行政書士その他の専門家との連携及び必要な情報提供
- 契約管理、報酬・費用の請求及び精算、帳簿・業務記録の作成・保存並びに法令上の義務への対応
- 苦情、紛争及び個人情報に関する請求への対応、事故の防止及び調査
- 上記業務の文書作成、調査、情報整理、データ分析及び操作の補助（第8項から第14項に定めるクラウド・生成AI等の利用を含みます。）
- 当事務所ウェブサイトの運営、安全性の確保、利用状況の把握、利便性の改善及び広告効果の測定
法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ずに、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。利用目的を変更する場合は、変更前の目的と合理的な関連性を有する範囲で行い、変更後の目的を通知又は公表します。
4．要配慮個人情報等の取扱い
病歴、障害、診療に関する情報、犯罪被害に関する情報等の要配慮個人情報は、成年後見その他の業務に必要な範囲に限り、法令に定める例外に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得て取得します。第三者に提供する場合も、法令上必要な同意その他の要件を確認します。
個人番号を含む特定個人情報を取り扱う場合は、番号法その他の関係法令で認められた範囲に限り取り扱います。
5．個人データの第三者提供
当事務所は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合等、個人情報保護法その他の法令で認められる場合に限り、必要な範囲で個人データを第三者に提供します。官公署からの要請であっても、要請があることだけを理由として提供せず、法的根拠、必要性及び守秘義務との関係を確認します。
利用目的の達成に必要な範囲での取扱いの委託など、個人情報保護法第27条第5項により第三者に該当しないとされる場合は、同条の第三者提供とは区別して取り扱います。ただし、外国にある事業者への委託等には、第11項から第14項に従い、同法第28条への対応を別途行います。第三者提供・受領について法令上必要となる確認及び記録の作成・保存を行います。
6．他の専門家との連携
当事務所は、依頼内容に応じ、弁護士、税理士、行政書士その他の専門家と連携する場合があります。連携先が独立した業務目的で個人データを取り扱う場合は、本人の同意その他の適法な根拠を確認し、提供先、目的及び情報の範囲に配慮して提供します。
当事務所の業務の一部を委託する場合は、委託として必要な監督を行います。共同事務所であることや連携関係があることのみを理由として、個人データを無制限に共有することはありません。
7．個人情報の取扱いの委託
当事務所は、業務遂行に必要な範囲で、文書の保管、情報システムの運用、データ処理その他の個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。委託先の適格性を確認し、取扱目的・範囲、秘密保持、安全管理、再委託、事故時の対応及び契約終了時の取扱い等について、契約その他の適切な方法により取り決め、必要かつ適切な監督を行います。
8．クラウドサービスの利用
当事務所は、業務上の連絡、資料の作成・共有・保存その他の業務にクラウドサービスを利用する場合があります。サービスの契約条件、提供事業者によるデータの取扱い、保管・処理が行われる国、アクセス権限及び安全管理の内容を確認し、利用する情報の性質に応じて選定・設定します。
クラウドサービスの利用が委託又は第三者提供に当たるかは、提供事業者が実際に個人データを取り扱うか等に基づいて判断します。提供事業者が個人データを取り扱わないことが契約及びアクセス制御等により確保される場合であっても、当事務所の安全管理の責任がなくなるものではありません。
9．生成AIサービスの利用
当事務所は、業務用の生成AIサービスを、文書作成補助、調査補助、情報整理、データ分析、画面操作の補助（Computer Use）等に利用する場合があります。これらの処理において、利用目的の達成に必要な範囲で、依頼者、相談者及び関係者の個人情報を取り扱う場合があります。
個人情報を取り扱う業務用の生成AIサービスについては、入力情報の利用目的、学習利用の有無及び契約条件を確認し、適用される契約及び設定において、業務データが原則としてモデルの学習・改善に利用されない条件で利用します。事業者のモデル学習等への利用を許可する設定を、個人情報について必要な法的根拠の確認なく有効にすることはありません。
生成AIによる処理は補助として位置付け、出力の正確性、法的妥当性及び利用の適否を当事務所で確認します。司法書士としての判断及び業務上の責任を生成AIに委ねるものではありません。
10．生成AI利用時の安全管理
当事務所は、生成AIの利用に際し、次の方針により情報を保護します。
- 利用するサービス及びアカウントを確認し、入力・アップロードする情報を業務に必要な範囲に限定します。
- 業務に支障のない範囲で氏名等の削除・置換を行います。単なる削除・置換により、当然に個人情報に該当しなくなるものとは扱いません。
- 要配慮個人情報は原則として入力せず、例外的に取り扱う必要がある場合は、適用契約上の取扱いの可否、法令上の同意等の要件、業務上の必要性及び安全性を個別に確認します。これらを満たさない場合は入力しません。個人番号、認証用の秘密情報等は入力対象から除きます。
- 共有先及びアクセス権限を限定し、外部アプリへの接続、共有リンクの作成、画面操作の対象及び外部への送信内容を確認します。AIサービスとは別の提供先に情報が送信される場合も、その提供先について必要な確認を行います。
- 不要な資料や無関係な画面を処理対象に含めないようにし、誤送信、過剰な権限付与及び不適切な出力の利用を防止します。
- 保存・削除の設定及び契約条件を確認し、不要となった入力情報、出力及び添付資料を適切に管理します。
11．外国における個人データの取扱い
クラウドサービス又は生成AIサービス等の利用に伴い、外国事業者及びその再委託先により、米国その他の外国で個人データの保管、処理又は保守・サポート等が行われる場合があります。取扱国及び関与する事業者は、利用するサービス、機能及び契約等により異なります。
当事務所は、外国の個人情報保護制度その他の外的環境を把握し、必要な安全管理措置を講じます。外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合は、委託又は再委託であっても、次項の要件を確認します。
12．個人情報保護法第28条への対応
当事務所は、外国にある第三者への個人データの提供について、提供先が個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制（以下「基準適合体制」といいます。）を整備していることを確認したうえで、これを根拠として取り扱う場合があります。この場合、適用契約、データ処理契約（DPA）その他の適切かつ合理的な方法により、我が国の個人情報取扱事業者に求められる措置に相当する措置（以下「相当措置」といいます。）が確保されているかを確認します。
契約やDPAが存在すること、学習利用がないこと又はセキュリティ認証があることだけをもって、基準適合体制の要件を満たすものとは判断しません。
基準適合体制を根拠としない場合は、法令上認められる他の根拠の有無を確認します。同法第28条第1項に基づく本人の同意を根拠とする場合は、あらかじめ、提供先の所在国、その国の個人情報保護制度及び提供先が講じる保護措置等について法令に従って情報を提供し、同意を取得します。本方針の掲載又は当サイトの利用のみをもって、必要な同意が得られたものとは扱いません。
13．相当措置の継続的な確認と情報提供
基準適合体制を根拠として提供する場合は、相当措置の実施状況及びその実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度の有無・内容を、契約、事業者の公表資料、報告等の適切かつ合理的な方法により、少なくとも年1回確認します。重要な契約変更、再委託先の変更、事故又は制度変更等を把握した場合は、必要に応じて随時確認します。確認の結果及び対応を記録し、提供先で対象データの取扱いが続く限り、必要な確認を継続します。
相当措置の実施に支障が生じた場合は、是正の要請その他の必要かつ適切な措置を講じます。継続的な実施の確保が困難となった場合は、その提供先への個人データの提供を停止し、必要な返還・削除等の対応を検討・実施します。
本人から求めがあった場合は、次の事項を遅滞なく、法令に従って提供します。
- 基準適合体制を整備する方法及び相当措置の概要
- 確認の頻度及び方法
- 対象となる外国の名称
- 相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度の有無及び概要
- 相当措置の実施に関する支障の有無及び概要並びに当事務所が講じる対応の概要
法令上、全部又は一部を提供しないことが認められる場合は、その旨を遅滞なく通知し、理由の説明に努めます。請求窓口は第21項のとおりです。
14．再委託先の管理
委託先が再委託先（Subprocessor）を利用する場合は、再委託の条件、再委託先の業務内容、取扱国及び保護措置を確認し、委託先を通じた監督を含め、必要かつ適切な監督を行います。委託先については、適用されるデータ処理契約（DPA）及び公表される再委託先一覧等を確認し、契約上の変更通知・異議申立て等の仕組みも踏まえて対応します。
外国への再委託についても、各当事者に適用される個人情報保護法第28条その他の要件を確認します。保護措置の継続を確保できない場合は、委託範囲の見直し、対象サービスへの提供停止等の措置を講じます。
15．安全管理措置
当事務所は、個人データの漏えい、滅失又は毀損等を防止するため、取り扱う情報の性質、量及びリスクに応じて、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
- 組織的措置：責任者及び取扱範囲の明確化、取扱手順の整備、取扱状況の確認並びに事故時の報告・対応体制の整備
- 人的措置：守秘義務の徹底、従業者への周知・教育及び必要な監督
- 物理的措置：書類、端末及び記録媒体の適切な保管、持出し管理並びに盗難・紛失の防止
- 技術的措置：アクセス権限及び認証の管理、不正アクセス・不正ソフトウェアへの対策並びに通信・保存時の保護
- 外的環境の把握：外国で個人データを取り扱う場合の当該国の制度等の把握及びこれを踏まえた措置
保有個人データの安全管理措置の詳細については、安全管理に支障を及ぼすおそれのある事項を除き、本人の求めに応じて遅滞なく回答します。
16．保存、削除及び廃棄
当事務所は、法令、司法書士業務に関する規律、受任業務の性質、本人の権利保護及び紛争対応等を踏まえて、必要な保存期間を定めます。利用する必要がなくなった個人データは、法令上の保存義務等がある場合を除き、遅滞なく消去するよう努め、復元又は漏えいを防止する方法で削除・廃棄します。
クラウドサービス等に保存した情報についても、契約上の保持期間、バックアップ及び法令に基づく保存の扱いを確認し、適切な削除・返還等を行います。依頼の終了又は削除の申出により、すべての情報が直ちに消去されるとは限りません。
17．Cookie及びアクセス解析等
当サイトでは、サイトの運営、利用状況の把握、利便性の改善及び広告効果の測定のため、Cookieその他の類似技術並びにGoogle Analytics及びGoogle広告等を利用しています。これらにより、閲覧したページ、閲覧日時、端末・ブラウザに関する情報、IPアドレス及び識別子等が、サービス提供事業者に送信される場合があります。また、Facebook等の外部サービスの埋込み機能により、同様の情報が当該事業者に送信される場合があります。
これらの情報は、その内容及び他の情報との照合可能性により、個人情報又は個人関連情報に該当する場合があります。個人関連情報を第三者が個人データとして取得することが想定される場合等には、法令に従って、必要な同意の確認その他の手続を行います。
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18．開示、訂正、利用停止等の請求
本人又は適法な代理人は、当事務所が保有する本人の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去及び第三者提供の停止を、法令に基づき求めることができます。法令で認められる範囲で、第三者提供記録の開示も請求できます。
第21項の窓口へ電話、郵送又はFAXでお申し出ください。対象情報、請求内容及び希望する回答方法を確認し、本人確認書類及び代理権を確認する書類等、必要な手続をご案内します。本人確認に必要な範囲を超える資料の提出を求めないよう配慮します。
当事務所は、法令に従って必要な確認・調査を行い、遅滞なく対応します。開示は、原則として本人が指定する電磁的記録又は書面等の方法により行います。指定方法による開示が困難な場合や、法令上、請求の全部又は一部に応じられない場合は、その旨を通知し、理由の説明に努めます。利用目的の通知又は開示について法令上認められる手数料を求める場合は、金額及び算定内容を事前にご案内します。
19．漏えい等への対応
個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故又はそのおそれを把握した場合は、被害の拡大防止、事実関係の調査、原因の究明及び再発防止等の措置を速やかに講じます。個人情報保護委員会への報告及び本人への通知が必要となる場合は、法令に従って、所定の期限・方法により対応します。本人への通知が困難な場合は、法令に従って権利利益の保護に必要な代替措置を講じます。
20．本方針の見直し
当事務所は、法令・ガイドライン、業務内容、利用するサービスの契約・保護措置及び再委託先等の変更を踏まえ、本方針及び運用を定期的に見直します。変更した方針は当サイト等で公表し、法令上、本人への通知又は同意が必要な場合は、別途必要な手続を行います。
21．お問い合わせ先
本方針、個人情報の取扱いに関するご質問・苦情、開示等の請求及び外国にある第三者の相当措置等に関する情報提供のご請求は、次の窓口で承ります。
司法書士事務所LINK
代表司法書士 山本真吾
〒417-0808
静岡県富士市一色195番地の7
TEL：0545-32-8290
FAX：0545-32-8291
